Die Studie "IT-Security 2008", die von Steria Mummert Consulting und der Fachzeitschrift InformationWeek durchgeführt wurde, kommt zu dem Ergebnis, dass etwa die Hälfte aller deutschen Unternehmen seinen Beschäftigten verbietet, private E-Mails am Arbeitsplatz abzurufen und zu bearbeiten, wobei wiederum die Hälfte dieser Firmen die Einhaltung des Verbots kontrolliert.
Wer also während der Arbeit private E-Mails verschickt, muss mit rechtlichen Konsequenzen rechnen, die bei exzessivem Gebrauch sogar bis zur Kündigung reichen. Arbeitnehmer begeben sich also auf dünnes Eis wenn sie während der Arbeitszeit das Internet nutzen, um zum Beispiel eine Verabredung nach Feierabend zu bestätigen, das nächste Wochenende zu planen, privat online zu recherchieren oder Chats und Foren zu besuchen. Um Missverständnissen vorzubeugen ist es ratsam, eine Betriebsvereinbarung zu verfassen, in der die private Nutzung klar geregelt ist. Fehlt eine solche Vereinbarung, kommt dies nach Auffassung des Bundesverfassungsgerichts einem Verbot der privaten Internetnutzung gleich.
Bei Vorlage eines ausdrücklichen Verbots der privaten Internetnutzung ist der Arbeitgeber berechtigt, den kompletten Mail-Verkehr zu überwachen, wobei die Rechtsprechung von Stichproben ausgeht, nicht von einer permanenten Überwachung jeder einzelnen E-Mail. Gemäß der Umfrage halten sich 78% der überwachenden Betriebe daran. Rund 22% kontrollieren jedoch ständig.
42% der befragten Betriebe stellen es den Angestellten frei, ob sie das Internet zur privaten Kommunikation nutzen. Hier sind es nicht die Angestellten, sondern vielmehr die Arbeitgeber, die sich rechtlich auf Glatteis begeben. Denn Unternehmen, deren Angestellte das Firmenpostfach für private E-Mails nutzen, werden so rechtlich zu einem geschäftsmäßigen Anbieter von Telekommunikationsdiensten und unterliegen rechtlichen Pflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG). Überwachung und Speicherung privater E-Mails sind demzufolge unzulässig und eine zentrale Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs nicht erlaubt. Geschäftliche und private E-Mails müssten getrennt werden, was technisch eine sehr aufwändige Sache wäre. Um dies zu umgehen können Unternehmen ihren Mitarbeitern freie E-Mail-Accounts anbieten und separate Privatadressen zur Verfügung stellen.