Wenn Arbeitnehmer ihren privat angeschafften Computer auch beruflich nutzen, können sie diese Nutzung steuerlich geltend machen und damit Steuern sparen. Dasselbe gilt auch für Handys, andere IT-Geräte sowie Telefon- und Internetgebühren. Darauf macht der Hightech-Verband BITKOM aufmerksam und zeigt auch auf, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, um diese Kosten von der Steuer absetzen zu können.
Steuerliches Absetzen von Computer und IT-Geräte
Ausschlaggebend für die Finanzämter ist der Anteil der beruflichen Nutzung privat angeschaffter Geräte. Wer diese „in erheblichem Umfang“ auch für seine Arbeit nutzt, hat Anspruch auf Geltendmachung bei der Steuer. Um dies nachzuweisen, ist es hilfreich, der Steuererklärung eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers beizulegen oder die Nutzung des Computers drei Monate lang zu dokumentieren. Kann die Nutzung nicht genau nachgewiesen werden, gehen die Finanzämter von einer 50/50-Nutzung aus.
Anschaffungskosten für PC, Drucker, Monitor oder Modem, die inkl. Mehrwertsteuer 410 Euro übersteigen, können nicht auf einen Schlag geltend gemacht werden, sondern müssen über drei Jahre abgeschrieben werden; Handys über fünf und Faxgeräte über sechs Jahre. Zusätzlich kann in jedem Jahr außerdem Zubehör wie Papier, Toner, Software etc. in Höhe von höchstens 410 Euro angerechnet werden.
Steuerliches Absetzen von Telefon und Internet
Ähnliches gilt auch für die Kosten für berufliche Telefongespräche oder die Internetnutzung. Gibt es keinen detaillierten Nachweis, erkennt das Finanzamt 20 %, jedoch höchstens 20 Euro pro Monat, pauschal als Werbekosten an. Auch hier gilt: höhere Kosten sollten mindestens drei Monate lang detailliert dokumentiert werden, um sie absetzen zu können. Der einfachste Weg dazu ist ein Einzelverbindungsnachweis für ein- und ausgehende Telefongespräche. Da Internetzugänge in der Regel pauschal bezahlt werden, nimmt die Rechtssprechung für alle Kosten in diesem Zusammenhang eine Aufteilung von 50/50 (beruflich/privat) an.
Steuerliches Absetzen von Schulungen und Kurse
Nimmt ein Arbeitnehmer an einem Computer- oder Softwarekurs teil, der in Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit steht und setzt er diese neu erworbenen Kenntnisse später auch im Beruf ein, kann er die Kosten dafür in voller Höhe als Werbungskosten absetzen. Auch hier ist ein Nachweis nötig – auf jeden Fall die Teilnahmebescheinigung des Kurses, und wenn möglich, eine Erklärung des Arbeitgebers, in der die berufliche Nutzung des Kurses bestätigt wird.
Auch die Kosten für Anfahrt (0,30 Euro pro Entfernungskilometer mit dem eigenen Auto bzw. die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel), Übernachtungen und Mehraufwendungen für Verpflegung im Rahmen der Schulung sind abzugsfähig.
Private Nutzung der Arbeitgeber-IT
Erlaubt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, die betriebliche IT (Computer, Telefon, Handy, Internet) privat zu nutzen, hat der Arbeitnehmer keine steuerlichen Probleme zu befürchten, denn die Vorteile, die er dadurch hat, sind weder einkommen- noch mehrwertsteuerpflichtig.