Vorsicht bei der Verwendung von Online-Kontoauszügen

Online-Kontoauszüge sind bequem und jederzeit abrufbar. Doch ihre Verwendung birgt gerade für Selbstständige unangenehme Stolperfallen.

Bei vielen Selbstständigen ist das Onlinebanking und damit auch die Nutzung von Online-Kontoauszügen nicht nur aus Kostengründen überaus weit verbreitet. Aber auch wenn die elektronischen Auszüge kostengünstiger sind, birgt ihre Verwendung unter Umständen unangenehme Stolperfallen, die sich empfindlich auf den Geldbeutel auswirken können.

Die Wahrung der Aufbewahrungspflicht

Um der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht dieser Dokumente nachzukommen, genügt es nicht, die elektronischen Dokumente einfach auszudrucken bzw. sie auf digitalen Speichermedien zu archivieren. Die technischen Möglichkeiten sind heutzutage derart fortgeschritten, dass es durchaus möglich ist, den Inhalt elektronischer Dokumente zu manipulieren. Daher reicht auch das einfache Abspeichern einer PDF-Datei nicht aus. Um die Echtheit der elektronischen Dokumente belegen zu können, ist eine elektronische Signatur vonnöten. Wird sie zusammen mit den Online-Kontoauszügen abgespeichert, ist man auch vor unliebsamen Überraschungen seitens des Finanzamtes sicher. Denn das ist bei Fehlen der digitalen Signatur berechtigt, Schätzungen vorzunehmen, die sich durchaus nachteilig für den Selbstständigen auswirken können.

PDF-Dateien sind eine Lösunga

Wird das elektronische Dokument ausgedruckt und der Online-Kontoauszug anschließend gelöscht, geht somit auch das Original-Dokument verloren. Auch in diesem Fall droht eine Schätzung durch das Finanzamt.

Damit es mit dem zuständigen Finanzamt bei einer Belegprüfung nicht zu Schwierigkeiten kommt, sollte eine Speicherung der elektronischen Kontoauszüge im PDF-Format vorgenommen werden. Somit bleibt auch das originale Dokument erhalten. Trotzdem ist es unabdingbar, dass die Unveränderlichkeit der Kontoauszüge sichergestellt wird. User sollten daher unbedingt auf die digitale Signatur der Kontoauszüge achten und den Kontoauszug zusammen mit dem Echtheitszertifikat der Bank abspeichern. (Bayrisches Landesamt für Steuern 28.07.10, DB 2010 S. 2140)

Trotzdem muss es bei einer Belegprüfung nicht immer zum Worst Case Szenario kommen, denn der eine oder andere Finanzbeamte zeigt sich durchaus tolerant gegenüber diesen Mängeln.